紙の領収書のスキャナ保存は原本を捨てられる？2026年時点の要件を解説

スキャナ保存とは｜紙の書類をデータ化して、原本を捨ててよい制度です

スキャナ保存とは、取引先から紙で受け取った請求書・領収書・納品書などを、スキャナやスマートフォンで読み取ってデータで保存し、紙の原本を廃棄してよいとする電子帳簿保存法上の制度です。

電子帳簿保存法には3つの区分があります。混同しやすいので整理します。

区分	対象	義務か任意か
電子帳簿等保存	会計ソフトで作成した帳簿・決算書など	任意（優良電子帳簿なら加算税軽減の特典）
スキャナ保存	紙で受け取った・紙で発行した請求書や領収書など	任意
電子取引データ保存	メール添付のPDF・Webからダウンロードした請求書など	義務（2024年1月から宥恕措置終了）

この記事で扱うのは2番目のスキャナ保存です。3番目の電子取引データ保存は義務ですので、「電子取引データ保存の義務化」もあわせてご確認ください。

令和3年度改正で何が変わったか｜承認制・自署・定期検査が廃止され、現実的な制度になりました

令和3年度改正（2022年1月1日以後の保存分から適用）で、スキャナ保存のハードルを上げていた4つの要件が大幅に緩和されました。これが元記事の主題です。

項目	改正前	令和3年度改正後
税務署長の承認	事前に申請し承認が必要	不要（事前承認制の廃止）
受領者がスキャンする場合の自署	必要	不要
タイムスタンプの付与期限	受領後、概ね3営業日以内	最長約2か月と概ね7営業日以内。訂正削除履歴が残るシステムに保存すれば付与自体が不要
原本との同一性確認	社内の相互けん制や定期検査、税理士等の確認が必要	不要（適正事務処理要件の廃止）
検索要件	取引年月日・金額・その他主要項目で検索可能	取引年月日・取引金額・取引先の3項目のみ

改正前は、スキャンするたびに経理担当者以外の第三者が原本と突き合わせる、年1回の定期検査を行う、といった体制が求められ、従業員数名の会社では現実的ではありませんでした。改正後は、クラウド会計に領収書の画像を取り込む運用だけで要件を満たせるようになっています。

要件緩和の代わりに、スキャナ保存したデータに関して隠ぺい・仮装があった場合は、重加算税が通常より10％加重されるペナルティが設けられました。緩和とセットの罰則強化です。

令和5年度改正でさらに緩和｜2024年1月以降は解像度情報の保存や入力者情報も不要です

元記事の執筆後、令和5年度改正（2024年1月1日以後の保存分から適用）でも要件が緩和されています。2026年10月時点で有効なのはこちらの内容です。

• 解像度・階調・大きさに関する情報の保存が不要になりました。読み取る際の解像度200dpi相当以上・カラー256階調以上という要件自体は残っていますが、その情報を記録しておく必要はなくなりました。
• 入力者等情報の確認要件が廃止されました。誰がスキャンしたかを記録・確認する必要はありません。
• 帳簿との相互関連性の確保は「重要書類」のみになりました。契約書・請求書・領収書などの重要書類は帳簿との関連付けが必要ですが、見積書・注文書などの一般書類は不要です。

結果として、現在のスキャナ保存の実務上の要件は次の3点に集約されます。

1. 入力期間の制限：受領後、最長約2か月と概ね7営業日以内に保存する。
2. 真実性の確保：訂正・削除の履歴が残る（または訂正・削除ができない）システムに保存するか、タイムスタンプを付与する。
3. 検索機能の確保：取引年月日・取引金額・取引先で検索できる。

加えて、帳簿との相互関連性（重要書類のみ）と、ディスプレイ・プリンタで速やかに出力できることが求められます。クラウド会計ソフトを使っていれば、これらは通常の運用の中で満たせます。

スキャナ保存の始め方｜クラウド会計のスマホアプリで撮影するのが最短です

中小企業がスキャナ保存を始めるなら、クラウド会計ソフトのスマートフォンアプリで領収書を撮影し、取引と紐付ける運用が最も簡単です。

1. 電子帳簿保存法のスキャナ保存に対応したクラウド会計ソフト（freee、マネーフォワードクラウドなど）を選びます。訂正削除履歴が残る仕組みを備えているため、タイムスタンプが不要になります。
2. 領収書を受け取ったら、その場または週1回程度の頻度でスマホアプリから撮影します。入力期間（最長約2か月と概ね7営業日）を超えないよう、月次で締める習慣をつけます。
3. 取引年月日・金額・取引先を入力し、仕訳（取引）と紐付けます。これで検索要件と帳簿との相互関連性を満たします。
4. 画像が鮮明で、金額や日付が読めることを確認したうえで、原本の紙を廃棄します。
5. 社内の事務処理規程（スキャナ保存に関する運用ルール）を作成し、保存しておきます。税務調査で運用の説明を求められたときの根拠になります。

沖縄での具体例｜飲食店の仕入レシートと、建設業の現場領収書

よくあるご相談を2つ挙げます。

例1：那覇市の飲食店（従業員5名）。市場や業務スーパーでの仕入レシートが月に200枚以上たまり、店長が月末にまとめて封筒に入れて税理士に渡していました。レシートの文字は数か月で薄くなり、税務調査で読めないものも出ていました。スキャナ保存に切り替え、仕入のたびに店長がスマホで撮影し、週1回まとめて取引と紐付ける運用にしたところ、紙の保管がなくなり、感熱紙の文字が消える問題も解決しました。入力期間内に保存できていれば、原本は廃棄できます。

例2：沖縄本島中部の建設会社（現場が複数）。現場監督がホームセンターやガソリンスタンドで立て替えた経費の領収書を、月末に本社へ持ち帰るまでに紛失することが頻発していました。現場でその日のうちにアプリで撮影する運用に変え、経費精算の申請とスキャナ保存を同時に済ませる形にしました。離島の現場でも、通信環境があれば本社と同じタイミングで経理に反映できます。

観光・飲食・建設と、現場で紙の領収書が発生しやすい業種が多い沖縄では、スキャナ保存の効果が特に大きいと感じています。

向いていないケース・注意点｜要件を満たさないまま原本を捨てるのが最大のリスクです

• 画像ファイルをパソコンのフォルダに保存するだけの運用は、訂正削除履歴が残らないためタイムスタンプが必要で、検索要件も満たしにくく、おすすめしません。
• 入力期間（最長約2か月と概ね7営業日）を過ぎてからスキャンした書類は、スキャナ保存の要件を満たさないため原本を捨てられません。年1回まとめてスキャンする運用は成り立ちません。
• 画像が不鮮明、折れ曲がりで金額が読めないものは、保存要件を満たしません。撮影時に確認する習慣が必要です。
• 電子取引データ（メールのPDFなど）を印刷してスキャンするのは本末転倒です。電子取引データは電子のまま保存する義務があります。
• 紙の保存を続ける選択肢も残っています。取引量が少なく、紙の保管に困っていない事業者が無理に移行する必要はありません。

よくある質問

おき会計にご相談ください

スキャナ保存は、要件を理解したうえでクラウド会計の運用に組み込めば、紙の保管と経理の手間を大きく減らせます。税理士事務所おき会計は、freee・MFクラウドの導入支援300件以上（当事務所調べ）の経験をもとに、電子帳簿保存法に対応した経理体制づくりを沖縄全域でサポートしています。初回相談は無料です。

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