結論
従業員や取引先がマイナンバーの提供を拒んだ場合、事業者は①法令上の記載義務であることを説明し、②それでも提供されなければ、提供を求めた経緯（日時・方法・相手の回答）を記録して保存します。番号が空欄でも、税務署は源泉徴収票や支払調書を受理し、事業者が罰則を受けることはありません。強制的に集めることは認められていません。
提供を拒まれたら「説明」と「記録」の2ステップで対応します
マイナンバーを提供してもらえないときの対応は、国税庁の「法定調書に関するFAQ」で次のように示されています。
- 従業員や支払先に対して、源泉徴収票や支払調書へのマイナンバーの記載が法令で定められた義務であることを伝え、提供を求める。
- それでも提供されない場合は、提供を求めた経過などを記録・保存し、事業者が「単なる義務違反」ではないことを明確にしておく。
記録には、少なくとも次の内容を残します。書式は自由で、Excelや給与ソフトのメモ欄でも構いません。
- 提供を求めた日付と担当者名
- 求めた方法（書面・メール・口頭）と、渡した説明資料
- 相手の回答（「提供しない」「後日提出する」など）
- 再度依頼した日付と結果
この記録があれば、税務調査で「なぜ番号が空欄なのか」と聞かれても、事業者として必要な対応をしたことを説明できます。
番号が空欄でも、税務署は書類を受理し、事業者に罰則はありません
マイナンバーの記載がないことを理由に、税務署が源泉徴収票や支払調書、確定申告書を受理しないことはありません。番号が空欄のまま、紙でもe-Taxでも提出できます。
また、マイナンバー法（番号法）の罰則は、番号を不正に取得したり、漏えいさせたりした場合に関するものです。「記載しなかった」こと自体に対する罰則は、事業者側にも従業員側にもありません。
ただし、記載義務そのものがなくなるわけではありません。翌年以降も、年末調整や支払調書の作成時期に改めて提供を求め、その記録を更新していく運用が必要です。
この記事はもともと2015年、制度開始直前に書いたものです。制度開始から10年以上がたち、マイナンバーカードの普及も進みましたが、「提供を拒まれたときの対応」は当時と変わっていません。
外注先・地主・講師など、従業員以外の支払先も同じ対応です
個人の支払先に報酬や家賃を払う場合、支払調書にも相手のマイナンバーを記載します。従業員と同じく、拒まれたら説明と記録で対応します。
| 支払の種類 | 支払調書に番号が必要になる目安 | 相手 |
|---|---|---|
| 外注費・講師料・原稿料などの報酬 | 年間の支払額が5万円を超える場合 | 個人の外注先・講師 |
| 事務所・店舗・駐車場の家賃や地代 | 年間の支払額が15万円を超える場合 | 個人の貸主（地主・家主） |
| 給与 | 税務署提出分の源泉徴収票（提出範囲は役員・従業員の区分と金額による） | 従業員・役員 |
支払先が法人の場合は、13桁の法人番号を記載します。法人番号は国税庁の公表サイトで誰でも調べられるため、相手に提供を求める必要はありません。
新しい外注先や貸主と契約するときは、契約書に「支払調書作成のためマイナンバーの提供をお願いします」という一文を入れておくと、後から断られるケースを減らせます。
収集できない典型パターンと対処法
「拒否された」以外にも、番号が集まらない原因はいくつかあります。原因ごとに対処が異なります。
| パターン | 対処 |
|---|---|
| 退職者と連絡がつかない | 退職時に番号を収集する運用に変える。連絡を試みた記録を残し、空欄で提出する。 |
| 外国人従業員に番号がない | 住民票のある中長期在留者には番号が付番されている。短期滞在で住民票がない人には番号がないため、空欄で提出する。 |
| 家族（扶養親族）の番号を書きたがらない | 扶養控除等申告書には配偶者・扶養親族の番号欄がある。従業員本人が家族の番号を確認して記載する仕組みであることを説明する。 |
| 「個人情報だから渡したくない」 | 利用目的（源泉徴収票・社会保険の届出）と、保管方法（担当者限定、鍵付き保管、7年後廃棄）を具体的に説明する。 |
| 本人が自分の番号を知らない | マイナンバー記載の住民票の写しを市町村で取得すれば確認できる。マイナンバーカードがあればマイナポータルでも確認できる。 |
沖縄での具体例
沖縄の事業者からよくあるご相談を、例をあげて整理します。
例1：那覇市の居酒屋で、繁忙期だけ働いたアルバイトが番号を出さずに退職した。年末に源泉徴収票を作る段階で連絡がつかないケースです。番号は空欄のまま税務署に提出して構いません。入社時に依頼した事実と、退職後に電話やメッセージで連絡を試みた日時を記録しておきます。再発を防ぐには、入社初日に扶養控除等申告書と本人確認書類をセットで受け取る運用に変えます。
例2：建設業で、一人親方の外注先が「番号は教えない」と言っている。年間の報酬が5万円を超えるため、支払調書に番号を記載する義務があります。法令上の義務であることを文書で伝え、回答を記録したうえで、空欄の支払調書を提出します。次の工事契約からは、契約書に番号提供の条項を入れておくと話がスムーズです。
例3：駐車場を借りている個人の地主が高齢で、マイナンバーカードを作っていない。カードがなくても、マイナンバー記載の住民票の写しで番号は確認できます。年間の地代が15万円を超えるため支払調書に番号が必要であることと、住民票で確認できることを説明します。それでも難しければ、依頼の経緯を記録して空欄で提出します。
例4：離島に住む従業員から、郵送で番号を送るのが不安だと言われた。freee人事労務などのクラウド給与ソフトには、従業員がスマートフォンから自分で番号と本人確認書類を登録する機能があります。紙のやり取りをなくせば、従業員側の不安も、会社側の保管の負担も減ります。
向いていないケース・注意点
提供を拒まれたときに、やってはいけない対応があります。
- 強制や不利益な取り扱いをしない。番号を出さないことを理由に、給与を支払わない、懲戒処分にする、といった対応は認められません。
- 本人の同意なく番号を調べない。会社が従業員の住民票を勝手に取得したり、他の書類から番号を転記したりすることは、番号法の不正取得にあたるおそれがあります。
- 記録を残さずに空欄で提出しない。記録がないと、税務調査で「そもそも依頼していない」と判断され、義務を果たしていないとみなされる可能性があります。
- 一度拒否されたからといって、翌年以降の依頼をやめない。記載義務は毎年続きます。年末調整のたびに声をかけ、記録を更新します。
- 番号を集めることが目的化しない。利用目的以外（社員名簿や勤怠管理など）に使うことは禁止されています。
収集のタイミングや本人確認の方法については、従業員のマイナンバーはいつ収集する？もあわせてご覧ください。
よくある質問
Q. マイナンバーが空欄のまま、e-Taxや光ディスクで法定調書を提出できますか？
A. できます。番号欄が空欄でも送信・提出は受け付けられ、税務署が受理を拒むことはありません。空欄にした理由を税務署に申し出る手続きも不要ですが、社内には提供を求めた経緯の記録を残してください。
Q. 一度断られた従業員に、毎年お願いし続ける必要がありますか？
A. 必要です。記載義務は毎年の源泉徴収票や支払調書ごとに生じるため、年末調整の時期に改めて依頼し、その記録を更新してください。従業員の考えが変わり、提供してもらえるケースもあります。
Q. 従業員が「自分の番号がわからない」と言っています。どうすればよいですか？
A. 市町村でマイナンバー記載の住民票の写しを取得すれば確認できます。マイナンバーカードを持っていれば、カードの裏面やマイナポータルで確認できます。2020年5月に通知カードは廃止されているため、紛失した場合の再発行はありません。
Q. 社会保険や雇用保険の届出でも、番号が空欄のままで大丈夫ですか？
A. 年金事務所への届出は基礎年金番号での届出も可能で、ハローワークへの届出も番号が空欄のまま受け付けられています。いずれも税務と同じく、提供を求めた経緯を記録しておいてください。
おき会計にご相談ください
マイナンバーが集まらないときの対応は、「無理に集めない、しかし記録は残す」が基本です。おき会計では、freeeやMFクラウドを使った年末調整・法定調書の作成を支援しています。
年末調整や支払調書の作成でお困りの那覇市・沖縄県内の事業者の方は、業務案内、顧問【会社等】の料金プランをご覧のうえ、お問い合わせフォームからご相談ください。初回相談は無料です。
