こんにちは。税理士事務所おき会計・公認会計士・税理士の宮里です。
「先代社長から事業承継したものの、引き継いだ経理が手書き・FAX・エクセル管理のままで正直しんどい」「経理担当のベテランさんが辞めたら、うちの経理は誰がやるんだろう」——那覇市の事務所にお越しいただく2・3代目経営者様の方から、こんなお悩みをよく耳にします。
事業承継で先代が築いた経営スタイルは大切にしたい。でも、時代の変化に合わせて経理のやり方をアップデートしたい。そのジレンマを感じている方に向けて、今回はクラウド会計ソフト「freee」を活用した経理のデジタル化で、作業時間を5分の1に削減した実例をお伝えします。
📌 この記事のまとめ
- 課題：沖縄の製造・建設・卸売業に多い「手書き・FAX・エクセル」による経理の属人化と遅れ
- 解決策：クラウド会計「freee」導入で銀行連携・自動化により作業時間を5分の1に削減
- 結果：2・3代目経営者がリアルタイムで数字を把握し、退職リスクにも備えられる
沖縄の2・3代目経営者様に多い「経理の悩み」
私がこれまで那覇市・浦添市・宜野湾市・沖縄市など沖縄本島全域の製造業・卸売業・建設業の2・3代目経営者様をサポートしてきた中で、経理に関して共通するお悩みがあります。
請求書はエクセルで作って、会計ソフトにまた手入力
エクセルで請求書を作成し、それを印刷してFAXで送付。その後、同じ数字を会計ソフトに手で打ち込む——この二度手間が毎月繰り返されています。入力ミスのリスクもあり、確認作業に追われる日々が続きます。
売掛金の管理は通帳と1件1件の照合作業
「あの会社の入金、今月来てたっけ？」と通帳を見ながらエクセルの一覧と1件1件照合する。残高が合わなければ最初からやり直し。月末になるたびに経理担当者が残業している光景は、多くの会社で見られます。
経理担当者の高齢化・退職リスク
先代社長の時代からずっと経理を担当してくれているベテランスタッフが、そろそろ定年を迎える。「あの人しかわからない」という状況が続いており、退職されたら経理業務が止まってしまうかもしれないという不安を抱えている経営者様は少なくありません。
会社を引き継いだ後のやり方を変えることへの迷い
「先代社長がずっとこのやり方でやってきたから」という思いから、変えることに踏み出せない跡継ぎの方も多いです。しかし、先代のやり方を否定するのではなく、時代の変化に合わせてアップデートすることが、会社をさらに成長させる第一歩になります。
放置するとどうなるか
「今のやり方でなんとかなっている」と感じていても、このまま放置すると深刻な問題につながります。
経理担当者が退職したら業務が完全に止まる
属人化した経理は、その担当者がいなくなった瞬間に機能しなくなります。引き継ぎのマニュアルもなく、どこに何があるかもわからない状態では、新しいスタッフを採用しても即戦力になれません。
月次の数字が遅れて経営判断が鈍る
手作業の経理では、月次の試算表が出るのが翌々月の中旬以降になりがちです。そのため1ヶ月以上前の数字を見て経営判断をしている状態では、資金繰りの悪化にも気づくのが遅れます。
先代社長は長年の経験から、数字を見なくても会社の状態をある程度肌感覚で把握できていました。一方で2・3代目の経営者様は、これから経験を積んでいく段階にあります。さらに今の時代は、先代の頃と比べて経営環境の変化が速く、意思決定のスピードも求められます。
だからこそ、会計数字という羅針盤が欠かせません。
月次の試算表が翌々月にしか出ない状態では、船が進む方向を確認しながら舵を切ることができません。気づいたときには資金が底をつきそうになっていた、というケースを私は何度も目にしてきました。数字という客観的な根拠があってこそ、自信を持った経営判断ができるのです。
ミスや不正が起きても気づけない
手入力が多いほどミスのリスクは高まります。しかし属人化した経理では、チェックする仕組みがなく、ミスに気づかないまま決算を迎えてしまうケースもあります。
さらに深刻なのは、請求・入金管理・帳簿記入を一人で担当する状況では、意図せずとも不正が起きやすい環境になってしまうという点です。複数の目でチェックする仕組みがないと、横領や架空請求といったリスクを防ぐことができません。そのミスや不正が後になって税務調査で指摘されるケースも実際にあります。
従来の経理とfreee導入後の比較
事務作業の自動化によって、経理業務がどう変わるかを一覧で確認してください。
| 項目 | 従来の経理（手書き・エクセル） | freee導入後のペーパーレス経理 |
|---|---|---|
| 入力作業 | 通帳を見て手入力（転記ミスあり） | 銀行連携で自動取得（ミスなし） |
| 請求書発行 | エクセル作成→印刷→郵送・FAX | システム上で作成→メール送付 |
| 入金確認 | 通帳と1件ずつ照合 | 自動で消込候補を表示 |
| 経営数字の確認 | 1〜2ヶ月後の試算表を待つ | スマホで「今日」の数字が見える |
| 月の作業時間 | 約40時間 | 約8時間（5分の1に削減） |
freee導入で何が変わったか——実例のご紹介
実際に私がfreee導入支援を行った沖縄県内の建設業・製造卸売業の事例をご紹介します。
作業時間が5分の1に削減
導入前は経理担当者が月に約40時間かけていた作業が、freee導入後は8時間程度に削減されました。銀行口座との自動連携・請求書のメール送付・売掛金の自動消込により、手作業の大部分がなくなったためです。
属人化が解消され、複数スタッフで分担できるように
freeeはクラウド上で動くため、複数のスタッフが同時にアクセスできます。権限設定もできるため、担当者ごとに見られる範囲を分けることも可能です。つまり「あの人しかわからない」という状況から脱却し、業務の安定性が大幅に向上しました。
月次試算表をタイムリーに提供できるようになった
以前は翌々月中旬以降にしか出せなかった月次試算表が、翌月初旬には確認できるようになりました。したがって経営者がリアルタイムに近い数字を把握できるようになり、資金繰りや投資判断のスピードが上がりました。
請求書送付がメールに変わり手間が大幅に減少
freeeの請求書機能を使うことで、請求書の作成から送付までをシステム上で完結できます。ただし、取引先が高齢でメールに対応していない場合は、引き続きFAXも併用しています。全ての取引先をデジタル化する必要はなく、取引先の状況に合わせた柔軟な対応が可能です。
通帳との照合作業がほぼゼロに
銀行口座をfreeeと連携させることで、入金データが自動で取り込まれます。一方で売掛金との照合もシステムが自動で行うため、毎月の照合作業がほぼなくなりました。
freeeでできること——わかりやすく説明します
「クラウド会計って難しそう」と感じている方のために、freeeでできることをわかりやすくお伝えします。
請求書の作成からメール送付・入金管理まで一元化
freeeで請求書を作成すると、そのままメールで送付できます。さらに送付した請求書の入金状況も自動で管理されるため、「あの会社、今月入金来たかな」と通帳を確認する手間がなくなります。
銀行口座と連携して入金を自動確認
主要な銀行口座をfreeeと連携させると、入出金データが自動で取り込まれます。そのため通帳記入や手動入力の手間がなくなり、常に最新の残高をシステム上で確認できます。
複数スタッフで分担できる権限管理
freeeは複数のスタッフが使えるよう、権限を細かく設定できます。「請求書の作成だけできる」「全ての経理データを見られる」など、役割に応じた設定が可能です。
スマホでいつでも経営数字を確認
freeeはスマホアプリにも対応しています。したがって外出先や移動中でも、今月の売上・経費・資金残高をリアルタイムで確認できます。
おき会計の顧問サポート
おき会計では、freee・MFクラウド等の導入支援300件以上（当事務所調べ）の実績をもとに、クラウド会計を活用した法人の経理体制づくりを顧問契約の中でサポートしています。月次での経理チェック・試算表の確認・税務アドバイスまで継続的に支援します。那覇市を拠点に、浦添市・宜野湾市・沖縄市など沖縄本島全域の法人経営者様に対応しています。
また当事務所は法人専門のため、確定申告シーズン（1月〜3月）の繁忙期がありません。そのため年間を通じて安定したサポートを提供できるのも、おき会計の強みです。
まとめ：先代の努力を、デジタルの力でさらに伸ばす
先代社長が手書きやFAXで積み上げてきた経営の歴史は、何も間違っていません。その時代にはそれが最善だったからです。
ただ、時代は変わりました。freeeを使った経理の効率化は、先代のやり方を否定するのではなく、その努力をさらに効率よく引き継ぐための「アップデート」です。
freeeはあくまでツールです。大切なのは正確な数字をもとに、経営者が適切な判断を下せる環境を作ること。おき会計は導入して終わりではなく、その後の月次サポート・税務アドバイス・資金繰り管理まで、経営者の右腕として継続的に関与します。
こんな方はお気軽にご相談ください
- 会社を引き継いだ後の経理のやり方をそろそろ変えたいと思っている
- 経理担当者が高齢で、退職後が心配
- 月次の数字が遅くて経営判断に困っている
- freeeを導入したいが、何から始めればいいかわからない
- 沖縄・那覇市でクラウド会計に強い顧問税理士を探している
那覇市を拠点に、沖縄県内全域の法人経営者を専門にサポートしています。はじめての相談は無料です。まずはお気軽にお問い合わせください。
よくあるご質問
Q. 今の会計ソフトからfreeeに変えるのは大変ですか？
A. おき会計が初期設定から移行作業まで丁寧にサポートしますので、経営者やスタッフの方の負担を最小限に抑えられます。これまでの取引データの移行についても一緒に進めていきます。
Q. スタッフがITに不慣れでも使えますか？
A. はい、問題ありません。freeeは直感的に操作できるよう設計されています。導入時には実際の業務に沿った操作研修を行い、スタッフが自信を持って使えるようになるまでサポートします。
Q. 導入にどれくらいの期間がかかりますか？
A. 会社の規模や既存データの状況によって異なりますが、通常1〜2ヶ月程度で本格運用を開始できます。初回相談時に詳しいスケジュールをお伝えします。
Q. 取引先がFAXしか使えない場合はどうなりますか？
A. 取引先の状況に合わせた柔軟な対応が可能です。freeeで作成した請求書をPDFで出力してFAX送付するなど、取引先のペースに合わせて対応できます。全ての取引先を一度にデジタル化する必要はなく、できるところから少しずつ業務の効率化を図っていくことが大切です。
Q. 沖縄の建設業・製造業の経理効率化にも対応できますか？
A. はい、対応できます。実際に沖縄県内の建設業・製造卸売業でfreee導入支援を行い、作業時間を5分の1に削減した実績があります。業種特有の勘定科目設定なども含めてサポートします。
Q. 1月～3月の確定申告シーズンでも対応してもらえますか？
A. 当事務所は法人専門のため、確定申告シーズン（1月～3月）の繁忙期がありません。そのため年間を通じて迅速に対応できます。経理の効率化・資金繰り等に関するご相談も、季節・時期を問わずお気軽にご相談ください。
Q. 沖縄の2・3代目経営者が経理効率化のために税理士に相談するメリットは何ですか？
A. 大きく3つあります。
①正しい初期設定ができる：freeeは設定を誤ると正確な数字が出ません。税理士が業種・取引内容に合わせた初期設定を行うことで、導入後すぐに正確なデータが活用できます。
②経理の仕組みを客観的に整理できる：先代社長から引き継いだ経理の流れは、当事者だけでは問題点に気づきにくいものです。第三者である税理士が関与することで、無駄な作業・不正リスクを客観的に洗い出せます。
③導入後も数字を経営に活かせる：freeeを入れただけでは経営は改善しません。月次の試算表を読み解き、資金繰り・節税・投資判断につなげるには、税務の専門家が継続的に関与することが重要です。
Q. 顧問料はいくらですか？
A. 事業規模・業務内容によって料金が異なります。目安については顧問料金プランのページをご参照ください。正式なお見積りは初回無料相談時に行います。
