電子メールで受領した請求書・領収等を紙で保管ができなくなる?令和3年改正電子帳簿保存法


今回の電子帳簿保存法の改正により電子メールで受領した請求書・領収等を紙で出力して保存することが認められなくなり、必ず電子データで保存しなければならないことになりました。

令和4年1月1日以降の電子取引データから適用されます。

下記のような、電子データで注文書、契約書、請求書、領収書等をやり取り(電子取引)している全事業者に影響しますのでご注意ください。

例えば、

・取引先から電子メールで請求書・領収書等をPDFで受領し、紙で打ち出して保管している。

・取引先に電子メールで請求書・領収書等のPDFを添付して送付している。

・クラウドサービスを利用して、PDF や CSV 等で請求・領収データ受領している。

というような電子取引をしている全事業者に影響します。

電子取引とは?

電子取引とは、取引情報(取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。)の授受を電磁的方式により行う取引と定義されています。(電子帳簿保存法2条6号)

具体的には、EDI取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引(添付ファイルによる場合を含む。)、インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引等が含まれます。

電子取引データを保存する際の措置について

令和4年1月1日以降の電子取引データは紙で出力して書面で保存することができなくなります。電子データを保存するには下記のいずれかの措置を行って電子データを保存する必要があります。

① 発行者側でタイムスタンプ付与した電子取引データを保存

② 発行者側でタイムスタンプ付与していない場合、受領者側で受領後「約2か月以内」にタイムスタンプを付与して保存

③ 発行者側でタイムスタンプ付与していない場合、データの訂正削除を行った場合に、その記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムで保存

④ 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け及び運用

正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理の規程を定め、規程に沿った運用をし、その規程を備え付けて置く措置です。上記①~③で対応できない場合に、社内規程を整備運用し、電子データを保存する方法です。

検索機能の確保

電子取引データを、取引等の「取引年月日」、「取引金額」、「取引先」の3項目で検索できる必要があります。税務職員から求められたときに、データのダウンロードに応じる場合は、範囲指定及び項目を組み合わせて設定できる機能の確保は不要とされております。

前々事業年度の売上高が1,000万円以下の場合で、税務務職員から求められたときに、データのダウンロードに応じる場合は、すべての検索機能は不要となります。

見読可能性の確保

電子取引データを整然とした形式で明瞭な状態で出力できる必要がありますので、14インチ以上のディスプレイ、プリンタを準備する必要があります。

関係書類の備付け

電子保存に使用する電子計算機処理システムの概要書の備付けも必要となっていますが、自社開発のプログラムを使用していない場合は不要となっています。

上記要件を満たしていない電子取引データは、法令の要件に従った保存が行われていないとされ、青色申告の承認取り消しの可能性もありますのでご注意ください。

電子取引データの改ざん等の不正を行った場合には、重加算税が10%加重されます。

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